- Gesundheitswesen
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Als Fachkraft im Gesundheitswesen haben Sie ein klares Gespür für Optimierungspotenziale in Ihrer Abteilung. Sie haben innovative Technologien im Blick, die die Patientenversorgung verbessern, die Effizienz steigern und Ihr Team entlasten können. Doch wie bringen Sie diese Ideen auf den Weg und überzeugen Ihre Organisation, sie umzusetzen? An wen wenden Sie sich zuerst?
Die Einführung neuer Technologien kann angesichts begrenzter Budgets, komplexer Regularien und der Notwendigkeit, die Interessen verschiedener Stakeholder in Einklang zu bringen, kann der Prozess, neue Technologien an den Arbeitsplatz zu bringen, überwältigend erscheinen. Wie stellen Sie sicher, dass Sie den Bedürfnissen von Ärztinnen und Ärzten, Verwaltung, Patientinnen und Patienten sowie Lieferanten gerecht werden – und dabei compliant und im Budgetrahmen bleiben?
Unser Leitfaden unterstützt Sie, die relevanten Stakeholder zu identifizieren, gezielt anzusprechen und strategisch zu überzeugen. Mit klaren Argumenten und einem effizienten Prozess sind Sie optimal vorbereitet, Ihre Organisation von neuen Technologien zu begeistern und erfolgreich umzusetzen.
Wer ist für Sie ein wichtiger Interessenvertreter?
EEin Schlüssel-Stakeholder ist jede Person, deren Rolle oder Leistung innerhalb Ihrer Organisation durch Entscheidungen in Bezug auf ein bestimmtes Gerät beeinflusst wird. Dazu gehören alle, die das Gerät bedienen, finanzielle oder klinische Leistungsdaten bereitstellen oder anderweitig von dessen Einsatz betroffen sind.
In den meisten Gesundheitseinrichtungen gehören zu den primären Stakeholdern bei der Beschaffung von Medizinprodukten:
- Mitarbeitende aus der Medizintechnik, die für technische Bewertungen und Wartung verantwortlich sind
- Anwenderinnen und Anwender des Geräts (Klinikpersonal) die das Gerät im Alltag nutzen, sowie
- Budgetverantwortliche (Einkauf oder Krankenhausleitung) die die Finanzierung steuern.
1. Klinisches Personal
Studien zur Implementierung neuer Technologien unterstreichen immer wieder die Bedeutung der frühzeitigen Einbindung des klinischen Personals in den Planungs- und Auswahlprozess. Als Fachkräfte, die direkt an der Patientenversorgung beteiligt sind, liefern Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte sowie weitere Berufsgruppen des Gesundheitswesens unschätzbare Einblicke in die Gestaltung von Arbeitsabläufen, operative Anforderungen und den Bedarf an Unterstützung im laufenden Betrieb.
Für einen erfolgreichen Auswahlprozess sollten mehrere Mitglieder des klinischen Teams die Möglichkeit erhalten, das System vor der Anschaffung zu testen. Eine Demo oder ein Pilotversuch bietet hierfür eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Eignung der Technologie im praktischen Einsatz zu prüfen. Darüber hinaus ist es ratsam, mindestens eine Vertreterin oder einen Vertreter des klinischen Personals in das Auswahlteam einzubeziehen. Die frühzeitige Einbindung fördert Akzeptanz und stellt sicher, dass die spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden - was die Erfolgsaussichten bei der Einführung der neuen Technologie deutlich erhöht.
2. Vorstandsmitglieder und Verwaltung
MVorstandsmitglieder und Führungskräfte auf Verwaltungsebene spielen eine zentrale Rolle bei der Entscheidung, ob ein Technologieprojekt vorangetrieben oder gestoppt wird. Ihre Unterstützung ist essentiell, da sie maßgeblichen Einfluss auf strategische Management- und Finanzentscheidungen haben. Eine aktuelle Umfrage des 4th Healthcare Analytics Summit ergab, dass 61 % der Führungskräfte im Gesundheitswesen überzeugt sind, dass neue Technologien den Return on Investment (ROI) signifikant verbessern können.
Die frühzeitige Einbindung dieser Gruppe kann dazu beitragen, eine Technologiestrategie zu entwickeln, die auf die organisatorischen Ziele abgestimmt ist und gleichzeitig den ROI maximiert.
Tipps für die Zusammenarbeit mit der Führungsebene:
Binden Sie sie frühzeitig in den Auswahlprozess ein, anstatt das Projekt erst nach wesentlichen Entscheidungen vorzustellen. Nutzen Sie ihre Expertise und holen Sie ihre Einschätzungen zu Chancen sowie Herausforderungen ein, insbesondere in Bezug auf finanzielle Aspekte wie das Potenzial zur Kostensenkung durch Effizienzsteigerungen oder mögliche Umsatzsteigerungen.
3. IT-Team
Das IT-Team trägt die Verantwortung für die Implementierung neuer Technologien. Zu ihren Aufgaben gehören die Festlegung der Projektziele in Bezug auf die Sicherstellung einer nahtlosen Integration des neuen Geräts in bestehende Systeme sowie die Definition von Zeitplänen für die Umsetzung.
Die Expertise des IT-Teams ist entscheidend, da sie die technologische Infrastruktur des Krankenhauses und die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen genau kennen. Ihre Einschätzungen stellen sicher, dass neue Technologien mit dem bestehenden digitalen Ökosystem kompatibel sind und ohne Verzögerungen oder technische Probleme in Betrieb genommen werden können.
4. Biomedizintechnik
In größeren Krankenhäusern sind die Teams der Biomedizintechnik (BME) für die Verwaltung medizinischer Geräte zuständig. Sie stellen sicher, dass die Geräte ordnungsgemäß funktionieren, beheben Störungen, führen Reparaturen durch und kümmern sich um die Installation neuer Technologien sowie deren Integration mit bestehenden Geräten.
In vielen Einrichtungen, insbesondere kleineren, wird diese Aufgabe jedoch häufig von klinischem Personal übernommen, das direkt vom Gerätehersteller geschult wird. Die frühzeitige Einbindung des BME-Teams oder gleichwertigen Personals ist von großer Bedeutung, um eine reibungslose Implementierung der neuen Technologie zu gewährleisten und eine langfristige Wartung sicherzustellen.
Erfolgreiche Umsetzung eines Plans für das Stakeholder-ManagementUmsetzungsplan für ein erfolgreiches Stakeholder-Management
Die Einbindung der richtigen Stakeholder ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Beschaffungs-Projekten im Gesundheitswesen. Eine enge Zusammenarbeit mit den relevanten Interessengruppen im Krankenhaus kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projekt und einem gescheiterten Vorhaben ausmachen. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Stakeholder erfolgreich einzubinden:
1. Frühzeitige und regelmäßige Kommunikation
Beginnen Sie mit Gesprächen mit den wichtigsten Stakeholdern, um Ziele und Zeitpläne noch vor Beginn des Prozesses abzustimmen. Halten Sie sie mit regelmäßigen Updates auf dem Laufenden, um ihre kontinuierliche Unterstützung zu sichern und unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
2. Einholen von Input und Feedback
Integrieren Sie Stakeholder in den Prozess, um ihre Bedürfnisse, Bedenken und gewünschten Ergebnisse zu verstehen. Das aktive Zuhören und Einbeziehen des Feedbacks fördert die Akzeptanz und hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, die gemeinsam getragen werden.
3. Fragen und Bedenken ansprechen
Gehen Sie proaktiv auf skeptische Stakeholder zu, verstehen Sie ihre Einwände und finden Sie gemeinsame Lösungen. Teilen Sie relevante Daten, um Vertrauen aufzubauen, und zeigen Sie Kompromissbereitschaft, um eine breite Zustimmung für die beste Lösung zu erreichen.
4. Vorteile und Mehrwert hervorheben
Veranschaulichen Sie den Stakeholdern, wie das Projekt der Organisation insgesamt zugutekommt und welche konkreten Vorteile ihre spezifischen Rollen daraus ziehen können. Erklären Sie, wie durch die neuen Technologien Kosten gesenkt, Effizienz gesteigert und Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Appellieren Sie sowohl an die Logik als auch an die Emotionen, um ihre Unterstützung zu gewinnen.
5. Fortlaufende Schulung und Weiterbildung
Stellen Sie sicher, dass auch nach der Beschaffung kontinuierliche Schulungen und Ressourcen zur Verfügung stehen, um die effektive Nutzung der neuen Systeme zu gewährleisten. Es ist entscheidend, Stakeholder kontinuierlich zu unterstützen und sie mit den Veränderungen vertraut zu machen, um langfristigen Erfolg und zukünftige Unterstützung zu sichern.
6. Erfolg messen
Arbeiten Sie mit den Stakeholdern zusammen, um klare Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) zur Messung des Erfolgs dieser Beschaffungsinitiative zu definieren. Überwachen Sie diese KPIs regelmäßig und berichten Sie über die erzielten Fortschritte, um den Mehrwert aufzuzeigen. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Ergebnisse zu optimieren.
Das Befolgen dieser bewährten Praktiken wird Ihnen helfen, einen erfolgreichen Stakeholder-Management-Plan umzusetzen. Starke Beziehungen, transparente Kommunikation und ein kooperativer Ansatz sind entscheidend für den Erfolg bei der Beschaffung im Gesundheitswesen. Konzentrieren Sie sich darauf, die Bedürfnisse der Stakeholder zu verstehen, einen Konsens zu erzielen und messbare Ergebnisse zu liefern. So werden Sie nicht nur die Unterstützung Ihrer Stakeholder gewinnen, sondern auch langfristige Erfolge erzielen!
