En nøkkelinteressent er alle som har en rolle eller ytelse i en organisasjon som vil bli påvirket av beslutninger knyttet til en bestemt enhet. Det kan være personer som betjener utstyret, bidrar med økonomisk eller klinisk innsikt eller på annen måte påvirkes av bruken av det.
I de fleste helseorganisasjoner er de primære interessentene i forbindelse med innkjøp av medisinsk utstyr ansatte i den kliniske utviklingen, brukere av utstyret (klinikere) og budsjettansvarlige (innkjøp eller sykehusledelse). Roller og ansvarsområder kan imidlertid variere fra organisasjon til organisasjon.
Det første trinnet er å snakke med kollegene dine, be om råd og gjøre deg kjent med beslutningsprosessen på arbeidsplassen din.
Studier om implementering av ny teknologi fremhever stadig viktigheten av å involvere klinikere i planleggings- og utvelgelsesprosessen. Leger, sykepleiere og annet helsepersonell er førstelinjepersonell og kan derfor bidra med uvurderlig innsikt i utforming av arbeidsflyt, driftskrav og live support.
Ved å involvere klinikerne tidlig i prosessen kan man sikre at deres behov blir dekket, noe som øker sannsynligheten for at innføringen av ny teknologi blir en suksess.
Slik sikrer du en vellykket utvelgelsesprosess:
La flere klinikere teste systemet før du går til anskaffelse. Det er en god mulighet til å sette opp en demo eller en pilottest. Inkluder minst én representant for klinikerne i utvelgelsesteamet.
Medlemmer av toppledelsen, som styremedlemmer og administratorer, spiller en avgjørende rolle for om et teknologiprosjekt går videre eller ikke. Deres oppslutning er avgjørende på grunn av deres innflytelse på ledelsen og økonomiske beslutninger. En fersk undersøkelse fra 4th Healthcare Analytics Summit viste at 61 % av lederne i helsevesenet mener at ny teknologi kan forbedre avkastningen på investeringen (ROI) betydelig. Tidlig involvering fra denne gruppen kan bidra til å forme en teknologistrategi som er i tråd med organisasjonens mål og maksimerer avkastningen.
Når du samarbeider med toppledelsen:
Involver dem fra begynnelsen av utvelgelsesprosessen i stedet for å presentere prosjektet etter at viktige beslutninger allerede er tatt. Be om innspill om muligheter og utfordringer, særlig når det gjelder økonomiske hensyn som kostnadsreduksjoner eller potensielle inntektsøkninger.
IT-teamet fører vanligvis tilsyn med implementeringen av ny teknologi. De har blant annet ansvar for å fastsette leveransene for prosjektet, sørge for at den nye enheten integreres sømløst med eksisterende systemer og fastsette tidslinjer for implementeringen. IT-teamets ekspertise er avgjørende, ettersom de forstår sykehusets teknologiske infrastruktur og hvordan ulike systemer henger sammen. Deres innspill sikrer at all ny teknologi er kompatibel med det eksisterende digitale økosystemet.
På større sykehus er det biomedisinske ingeniørteam som håndterer medisinsk utstyr, fra intravenøse pumper til respiratorer. De installerer og kobler ny teknologi til eksisterende utstyr. Disse teamene er ansvarlige for å forstå hvordan utstyret fungerer og for feilsøking og reparasjon av utstyret.
I mange organisasjoner, særlig mindre, ivaretas imidlertid denne rollen av klinisk personale som mottar instruksjoner direkte fra utstyrsleverandøren. Det er avgjørende å engasjere BME-teamet (hvis det finnes) eller tilsvarende personale for å sikre en smidig implementering og langsiktig vedlikehold av den nye teknologien.
Det er avgjørende å engasjere disse interessentene for å sikre vellykkede anskaffelser i helsevesenet. Et godt forhold til de viktigste interessentene på sykehuset vil være avgjørende for anskaffelsesinitiativene dine. Her er noen trinn som kan hjelpe deg med å engasjere interessentene på en vellykket måte.
Begynn med å møte de viktigste interessentene for å diskutere mål og tidslinjer før prosessen begynner. Hold dem informert med regelmessige oppdateringer for å opprettholde oppslutningen og unngå overraskelser.
Engasjer interessentene for å forstå deres behov, bekymringer og ønskede resultater. Ved å lytte til og ta hensyn til tilbakemeldingene deres får du støtte til beslutningene de er med på å forme.
Engasjer skeptiske interessenter proaktivt, forstå innvendingene deres og finn et felles grunnlag. Del data for å bygge tillit, og inngå kompromisser når det er nødvendig for å samle alle rundt den beste løsningen.
Vis interessentene hvordan strategien kommer organisasjonen og deres roller til gode. Forklar hvordan den reduserer kostnader, forbedrer effektiviteten og forenkler arbeidsflyten. Appeller til både logikk og følelser for å sikre deres støtte.
Fortsett å tilby opplæring og ressurser etter anskaffelsen for å sikre riktig bruk av nye systemer. Å holde interessentene informert og komfortable med endringene er nøkkelen til langsiktig suksess og fremtidig støtte.
Samarbeid med interessentene om å fastsette viktige resultatindikatorer (KPI-er) for å måle hvor vellykkede anskaffelsesinitiativene er, og for å sikre at målene nås. Overvåk og rapporter deretter disse KPI-ene regelmessig for å vise hvilken verdi som leveres. Gjør justeringer etter behov for å optimalisere resultatene.
Ved å følge disse beste praksisene kan du implementere en effektiv plan for interessenthåndtering. Sterke relasjoner, åpen kommunikasjon og en samarbeidsorientert tilnærming er avgjørende for å lykkes med anskaffelser i helsevesenet. Fokuser på å forstå behovene, bygge konsensus og levere målbare resultater. Interessentene dine vil sette pris på innsatsen din!